Useful tips – Conseils pratiques – Consigli pratici

conseils pratiques

Advice
When you work along side with foreign business managers, one frequently encountered problem is the clear disparity in communication. Regardless of your activity, the size of your business, your level of experience, you will have to deal with this situation. Thus, it occured to me that it might be worth giving useful advice.
As a translator I could make lengthy comments on the necessity to draw up a contract prior to find a service provider. I could tell you how this will clarify the records, will protect you, will avoid missunderstandings, etc. And of course I will be right. A contract is always the best solution !
Thus, according to the importance of your project you will entrust to your provider,your translator, ME, the drafting of a contract will be more or less relevant.
For example if you are a publisher and each week you are hiring authors to write articles or texts, drafting a framework contract is doubtless a good investment ! Of course it will be a significant cos tat the start but will appear to be very useful and will protect the core of your activities. Consequently, appropriate precautions shall be taken to reduce risks and to make the difference. Although you did not sign a contract, you can use purchase orders or e-mail to demonstrate the existence of an agreement with your provider.
Well, now that the issue has been clarified (most of all … tell me if it is not sufficently precise !) we can speak about what YOU can do to prevent related problems like insufficient communication with your provider, that is to say ME !.
Drafting a command order or clarifying the specifications.
It is the necessary basis but I am often surprised that so few clients do that. One has to write down, even briefly, what is important in the provision of services.
For instance :
  • to note the maximum implementation dealine (a duration or a definitive end date)
  • to specify the characteristics of the services (required technology if you build a website etc…)
  • to anticipate the procedures of executing the project when those are important (for example if you have to validate the intermediate stages)
  • etc … !
In short, you write down (in a clear and simple language, no need for legal terms) all that for you is important in the providing of services. In case there is no written command order nor specifications you can do this through an e-mail. The only thing to do is to ask your service provider, ME, to reply indicating his/her agreement (that will be the proof that everything has been discussed and agreed).
Verifying if your provider has General Conditions for Provision of Services.
This section is particularly neglected and there needs to be. Of course, I know that reading the general conditions for provision of services is VERY hard, but by consulting them, one can be very surprised by prices adjustment opportunities, liabilities exclusion clauses, etc …
I would advice you therefore to give them a glance before to sign the quotations. If you see something you don’t like, you can ask your provider (ME) to eliminate such clause.
Notifying in writing with the initial difficulty
If you don’t want to follow the noted above advices, I won’t blaim you much, but if you have just a single one to follow, this is the one.
As soon as you notice there is problem, a delay, something not in accordance to you expectations WRITE !
I am not necessarily talking about an official letter, registered letter, or else, no, just an quick e-mail to tell « I am surprised to see you wrote the work in such a way –for example too or not enough formal – I thought to find the text written in another form, etc …. ». For some of you this may seem to be a ridiculous advice because so obvious. However as previously experienced, one does not always write : because one does not want to fight, or it has been already discussed on the phone and writing about the same thing would be useless, because with her everything always had all gone smoothly and one hopes things could become better. Yes ! most of my clients are friendly and not procedural.
Thus, think of writing a mail !
Definitively putting difficulties in perspective
This will involve dealing with the roots of the problem. Take time for dialogue with your provider (ME), don’t hesitate giving vivid examples, to adapt them disproportionately simplifying them, describing situtations as they occure in your country in other words in your culture. Because the translator is going to look for the situation – inevitably distinct – closest to your expectations. For example, to give an order in the Middle-East can be commonly done whereas in France we make a request first, the abundance of propositions and justifications for purchases – which is in general to be found in American commercial texts – will be reduced by half in french and will undergo a rather poetic and stylish description- not always to the liking of foreign clients. But YOU must define the challenges of your project and that is when your provider (ME) must be very attentive.
And now, all that remains for YOU is to contact your translator, ME!
Voilà. Most of all, if you still have questions don’t hesitate to comment or to contact me, I willingly give answers.
allez au travail
Avis
Quand on accompagne des chefs d’entreprise étrangers, un problème qu’on rencontre souvent est le décalage dans la communication. Quelle que soit votre activité, la taille de votre entreprise, votre niveau d’expérience, vous aurez à gérer cette situation. Donc, je me suis dit qu’il serait peut-être utile de donner quelques conseils pratiques.
En tant que traductrice, je pourrais vous faire un long article expliquant en long et large la nécessité de faire rédiger un contrat avant de faire appel à un prestataire. Je pourrais vous dire comment cela mettra les choses au clair, comment cela vous protégera, évitera les malentendus, etc… Et bien sur, ce sera la vérité. Un contrat est toujours la meilleure solution !
Donc, selon l’envergure du projet que vous souhaitez confier à votre prestataire, votre traducteur (traductrice, c’est moi !) la rédaction d’un contrat sera plus ou moins pertinent.
Par exemple, si vous êtes une maison d’édition et que vous faites appel toutes les semaines à des auteurs pour rédiger des articles ou des textes, faire rédiger un contrat-cadre est sans doute un bon investissement ! Il va certes représenter un coût important au démarrage mais vous servira très régulièrement et surtout protège le cœur même de votre activité.
Et donc, il existe quelques précautions basiques qui pourront faire la différence en cas de difficultés. Même si vous n’avez pas signé de contrat, vous pouvez utiliser un bon de commande ou vos mails par exemple pour prouver vos accords avec votre prestataire.
Donc, maintenant qu’on a éclairci (enfin, j’espère…surtout, dites moi si ce n’est pas suffisamment précis !) cela, on peut parler de ce que VOUS pouvez faire pour éviter les soucis de communication avec votre prestataire, c’est-à-dire MOI.
  • Rédiger un bon de commande ou faire préciser le devis
C’est la base mais je suis souvent étonnée de voir que très peu de clients le font. Il faut écrire même succinctement ce qui est important pour vous dans la prestation.
Par exemple :
  • mentionner le délai de réalisation maximal (soit une durée, soit une date),
  • préciser les caractéristiques de la prestation (technologie souhaitée si vous confier la réalisation de votre site internet, ses caractéristiques, son architecture),
  • prévoir les modalités de réalisation si elles sont importantes (par exemple, si vous devez valider des étapes intermédiaires),
  • Etc…,
En résumé, vous écrivez (dans un langage très simple, pas besoin de termes juridiques !) tout ce qui est important pour vous dans la prestation demandée. S’il n’y a pas de bon de commande ou de devis écrit, vous pouvez aussi le faire dans un mail. La seule chose à faire est de demander à votre prestataire de vous confirmer son accord par mail (pour avoir une preuve que tout a été discuté et accepté).
Vérifier si votre prestataire a des CGP – CGU
Alors, cette partie est toujours la plus négligée et c’est bien dommage. Je sais, bien sur, que lire des CGV ou CGP (Conditions Générales de Prestations) est TRES pénible mais on a parfois de vraies surprises en les consultant, par exemple des possibilités d’ajustement de prix, des clauses d’exclusion de responsabilité, etc…
Je vous conseille donc d’y jeter un coup d’œil avant de signer un devis ! Et si vous voyez quelque chose qui vous choque, vous pouvez tout à fait demander à votre prestataire de supprimer telle ou telle clause dans un mail ou dans le bon de commande.
  • Alerter par écrit dès la première difficulté
Alors, si vous ne suivez pas mes conseils jusque là, je ne vous en voudrais pas mais si vous ne devez en retenir qu’un seul, c’est celui-ci.
Dès que vous remarquez un souci, un retard, quelque chose qui n’est pas conforme à vos attentes, ECRIVEZ !
Je ne parle pas forcément d’un courrier officiel, d’un recommandé ou autre, non, juste un mail rapide pour dire « je m’étonne de voir cette partie du travail rédigée de telle façon – par exemple trop ou pas assez formelle -, je pensais trouver le texte sous une autre forme, etc… ». Pour certains, cela semblera peut-être un conseil ridicule, parce que complètement évident. Mais d’expérience, on n’écrit pas toujours : parce qu’on ne veut pas se fâcher avec la personne, parce qu’on en a discuté au téléphone et qu’on ne va pas refaire un mail derrière, parce que tout s’était toujours très bien passé avec elle et qu’on espère toujours que les choses vont s’arranger. Et oui, la plupart de mes clients sont des gens plutôt sympas et pas procéduriers.
Donc, vraiment, pensez au mail !
  • Mettre en perspective les difficultés de manière définitive
Il s’agira ici de traiter le fond du problème. Prenez le temps avec votre prestataire de parler, n’hésitez pas à donner des exemples imagés, à les reproduire en les simplifiant exagérément, à décrire des situations telles qu’elles se produisent dans votre culture. Parce que le traducteur va chercher la situation – forcément distincte – qui s’approche le plus de votre demande. Par exemple, donner un ordre au Moyen Orient est chose courante, alors qu’en France on va ‘formuler une demande’, l’abondance souvent excessive, très américaine, de propositions qui servent de justification d’un achat, va se réduire en français de moitié et subira une description poétique et classieuse – pas toujours du goût des clients étrangers. Mais VOUS devez définir les enjeux de votre projet et c’est ici que votre prestataire, MOI, doit être attentif !
Et maintenant, il ne reste plus qu’à prendre rendez-vous avec votre traductrice !
Voilà, surtout, si vous avez des questions sur ces démarches, n’hésitez pas à me les poser en commentaires, j’y répondrai volontiers.
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SECONDA ANDATA DI RISOLUZIONI – SECOND WAVE OF RESOLUTIONS (Ing. & Fr)

articles

Second wave of resolutions

September, the ‘back to work’ month and I am one of these people who take resolutions twice a year : of course in january, as well as in september. (Yes, I am well aware of the end of the summer holidays)

It is a subject often debated : is it really useful to adopt reslution? Is it effective? Or is there a risk that it would refer to our past failures and continuously postponed projects?

I did not take a position on the issue, the only thing I know is that it helps me to get a clearer and more objective view. And since a few years, I am used to write down my professional goals. I do it in january, and this year I’ll go a step further and do it every month breaking my objectives down in actions: otherwise I find it too vague.

Of course it takes a little time and I enjoy this exercise as it gives me the opportuniity to ask myself what is important, what I did not reach, where I want to go. I write everything down summing up the situation.

For the record, when I started my blog, I remember telling friends I would not have ANY PROBLEM writing 3 articles per week. ‘ANY PROBLEM’ in capital letters as I want to publicly take responsibility for my illusions from this time.

Obviously I have busy work schedules and my absolute priority remains my clients files. Communication is on the bottom of the priority list so that in the evening after a busy work day I have to decide writing an article or watching my favourite tv-show? And I can tell that unfortunately the serie option often wins.

I can hear some of you laugh and you are right. Therefore, by reviewing the situation, I wondered how to change and I thought of the ‘back to work’ resolutions. Regarding resolutions it seems that a very effective tool is to publicly announce your goals. Obviously, if you announce you stop smoking, it is then more delicate to reach for a cigarette in front of everyone.

So I decided to block 3 hours per week on my agenda for writing article. This way I can watch my favourite tv-show … YES !!

 

article résolutions

 

Deuxième vague de résolutions

Voilà, le mois de septembre, le mois de la rentrée et je fais partie des personnes qui prennent des résolutions deux fois dans l’année : en janvier évidemment, mais aussi en septembre (oui, oui, j’ai bien intégré le rythme de la rentrée scolaire…).

C’est un sujet souvent débattu : Est-ce vraiment utile de se fixer des résolutions ? Est-ce efficace ? Est ce que cela finalement ne nous renvoie pas constamment à nos propres échecs, aux projets sans arrêt reportés ?

Je n’ai pas tranché cette question, je sais juste que j’adore le faire, cela m’aide à y voir plus clair. Et depuis 10 ans, j’ai même pris l’habitude de rédiger mes objectifs professionnels. Je le fais en janvier pour l’année et depuis cette année, je vais encore plus loin : je décompose mes objectifs mois par mois (oui, sinon, je trouve cela trop vague…).

C’est sur que cela me prend un peu de temps mais c’est un exercice que j’apprécie. Je m’interroge sur ce qui est vraiment important pour moi, sur ce que je n’ai pas encore atteint, là où je veux aller. Enfin, bref, je note tout et ensuite je fais le point.

Pour l’anecdote, quand j’ai débuté ma communication sur les réseaux sociaux, je me souviens avoir dit alors à mes amis, que je pouvais SANS PROBLEME écrire 3 articles par semaine. Oui, j’ai mis en majuscules le « sans problème » pour assumer ici publiquement mes illusions de l’époque.

Evidemment, j’ai déjà des journées chargées et ma priorité reste toujours les dossiers de mes clients. La communication ne vient pour moi qu’en dernier sur la liste (et je crois que c’est mon erreur…), donc le soir après une journée fatigante, je dois trancher cette question épineuse : écrire un article ou regarder ma série préférée ? et je peux vous dire que malheureusement, la série gagne souvent…

J’en entends déjà se marrer et ils ont raison. Donc, en faisant ce point, je me suis demandée comment changer cette situation et j’ai repensé aux résolutions de la rentrée. En matière de résolutions, il paraît qu’un outil efficace est d’annoncer aux autres ce qu’on veut faire ! Forcément, si on annonce qu’on arrête de fumer, c’est plus délicat de reprendre une cigarette devant tout le monde… J’ai donc décidé de bloquer chaque semaine 3h pour rédiger mes articles ; rendez-vous d’ici quelques semaines pour voir le résultat …. 

Et ainsi, je pourrai sans culpabilité regarder ma série préférée le soir ! Yes !